L’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) - con la nota n. 2572/2023 – ha fornito le indicazioni operative in merito ai provvedimenti autorizzativi previsti per l’utilizzo degli impianti audiovisivi ed altri strumenti di controllo nei luoghi di lavoro.

Tali indicazioni sono frutto dell’esperienza applicativa e delle problematiche operative emerse in relazione all’evoluzione tecnologica degli stessi e alla conseguente evoluzione degli orientamenti espressi dal Garante per il trattamento dei dati personali in materia di “privacy” nei luoghi di lavoro.

Sono quindi vari i temi affrontati dall’INL nella nota in commento.

Primo fra tutti è quello relativo all’insufficienza del consenso informato dei lavoratori ai fini dell’installazione nei luoghi di lavoro degli impianti audiovisivi e/o di altri strumenti da cui possa derivare un controllo a distanza degli stessi.

Sul tema l’INL ha indicato la necessarietà e priorità dell’accordo sindacale con coinvolgimento delle RSU/RSA per l’installazione dei menzionati impianti e la residualità (in assenza delle rappresentanze sindacali ovvero di mancato accordo) della procedura autorizzatoria pubblica da attivarsi presso la propria competente sede territoriale. L’INL ha ricordato che in carenza di accordo ovvero del provvedimento autorizzatorio l’installazione di tali impianti e/o strumenti è illegittima e penalmente sanzionata.

In virtù di quanto sopra esposto, l’INL ha poi affrontato il tema relativo all’iter che le imprese multi-localizzate possono seguire per l’installazione nei luoghi di lavoro degli impianti audiovisivi e/o altri strumenti di controllo a distanza.

Sul tema l’INL ha indicato che le imprese in parola, quando hanno delle unità produttive ubicate in diverse province, possono ricorrere ad un unico accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale ovvero, in ipotesi di ricorso alla procedura autorizzatoria pubblica, possono (alternativamente) avanzare una singola istanza di autorizzazione alla sede centrale dell’INL ovvero più istanze alle sedi territoriali competenti, mentre, quando hanno delle unità produttive ubicate nella stessa provincia ed è mancato l’accordo sindacale, possono ricorrere alla procedura autorizzatoria pubblica presentando una singola istanza di autorizzazione alla sede dell’INL territorialmente competente. Le imprese in parola già in possesso di un provvedimento autorizzativo che hanno intenzione di installare il medesimo impianto in una diversa unità produttiva possono presentare istanza di integrazione nel rispetto delle procedure sopra richiamate.

Ancora, l’INL ha affrontato il tema relativo all’eventuale assunzione di personale successiva alla presentazione dell’istanza di autorizzazione all’installazione di impianti audiovisivi e/o altri strumenti di controllo a distanza ovvero successiva all’installazione autorizzata degli stessi.

Sul tema, l’INL ha indicato che le imprese che intendono avvalersi di personale, non appena avviata l’attività, possono presentare l’istanza di autorizzazione (che deve sempre precedere l’installazione dell’impianto) indicando nella stessa il numero dei lavoratori che risulteranno in forza all’avvio dell’attività, mentre, le imprese già in esercizio (e prive di personale) con impianto legittimamente installato e funzionante che intendono procedere a delle assunzioni, devono presentare l’istanza di autorizzazione in un momento successivo (alle assunzioni) producendo contestualmente anche l’attestazione che tale impianto sarà disattivato non appena il personale sarà adibito al lavoro (sarà riattivato dopo la ricezione del provvedimento autorizzativo dell’Ispettorato del Lavoro).

Infine, l’INL ha affrontato il tema dei sistemi di geo localizzazione installati sugli autoveicoli o su diversi dispositivi (ad es., sistemi palmari, cellulari, computer, ecc.) largamente utilizzati in ambito lavorativo.

Sul tema, l’INL, pur riconoscendo a tali sistemi un’indubbia rilevanza ai fini della sicurezza sul lavoro, della tutela del patrimonio aziendale e della più efficiente organizzazione dell’attività produttiva, ritiene necessario verificare che le suddette finalità trovino adeguato contemperamento nella tutela dei diritti e delle libertà dei lavoratori, anche alla luce della normativa in materia di trattamento dei dati personali.

A tal fine, l’Ispettorato fa propri i principi di protezione dei dati personali espressi dal Garante per la protezione dei dati personali in materia di geo localizzazione nell’ambito del rapporto di lavoro con particolare riferimento a quello di liceità, necessità e proporzionalità dei trattamenti dei dati personali mediante l’utilizzo dei menzionati dispositivi, prescrivendo ai titolari del trattamento dei dati misure a tutela dei diritti dei lavoratori interessati, consistenti nella configurazione dei sistemi in modo da escludere il loro monitoraggio continuo, consentire la disattivazione del dispositivo durante le pause e al di fuori dell’orario di lavoro, effettuare i trattamenti mediante pseudonimizzazione dei dati personali, prevedere la memorizzazione dei dati raccolti solo se necessario e con tempi di conservazione proporzionati rispetto alle finalità perseguite.

Maximiliano Colombo – Assimpredil Ance